L’absence de convention de stage conforme ne laisse place à aucune interprétation : le stage est réputé nul, et l’entreprise s’expose non seulement à des sanctions financières, mais aussi à des sanctions administratives. Chaque stagiaire doit être suivi par un tuteur clairement identifié, responsable de son accueil et de son accompagnement du premier au dernier jour. Le registre des conventions de stage, quant à lui, s’impose à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille : impossible d’y couper, même pour les TPE.
Durée maximale, gratification obligatoire dès le troisième mois, interdiction d’affecter les stagiaires à certains postes sensibles : l’encadrement du dispositif est sans ambiguïté. Oublier ces règles, c’est ouvrir la porte à des contrôles accrus, et à l’amende qui va avec.
Accueillir un stagiaire en entreprise : ce que dit la loi
Le stage n’est pas un simple passage en entreprise : il s’inscrit dans un cadre pédagogique strict, balisé à la fois par le code de l’éducation et le code du travail. Pour l’employeur, chaque stagiaire accueilli suppose de respecter à la lettre un ensemble de règles destinées à garantir l’objectif formatif du stage. Impossible d’intégrer un étudiant sans rattacher le stage à un cursus officiel. Tout commence par la signature d’une convention tripartite entre le stagiaire, son établissement scolaire ou universitaire, et l’entreprise. Sans ce document, aucune période d’immersion professionnelle ne peut débuter.
Le texte législatif fixe un plafond clair : 6 mois par année d’enseignement, soit 924 heures. Ce maximum vise à éviter les abus et à prévenir tout emploi déguisé. Le stagiaire ne relève pas du régime salarié : pas de DPAE, pas de cotisations sociales sauf si le stage dépasse deux mois et donne lieu à gratification. Remplacer un salarié absent, absorber un pic d’activité ou tenir un emploi saisonnier via un stage est interdit : gare à la requalification en contrat de travail, avec toutes les conséquences que cela implique.
Distinguer un stagiaire d’un salarié, c’est la base. Le stage s’inscrit dans un parcours pédagogique, construit avec l’établissement d’enseignement. Encadrement, missions, durée, gratification : tout est surveillé de près par l’inspection du travail. En cas de manquement, l’entreprise risque une sanction administrative, et dans les cas les plus sérieux, une amende. Impossible de faire l’impasse.
Quelles obligations concrètes pour l’employeur au quotidien ?
Accueillir un stagiaire ne s’improvise pas : chaque étape est encadrée. L’inscription au registre unique du personnel est obligatoire, même si la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ne concerne pas les stagiaires. Ce registre, accessible à l’inspection du travail, atteste de la présence du stagiaire dans l’effectif.
La réglementation fixe des plafonds au nombre de stagiaires simultanés. Voici comment cela se traduit concrètement :
- Pour une structure de moins de vingt salariés : trois stagiaires maximum en même temps,
- Pour les entreprises de vingt salariés ou plus : un plafond à 15 % de l’effectif.
Cette limitation vise à garantir un accompagnement de qualité, tout en empêchant les entreprises de contourner le droit du travail par l’enchaînement de stages.
Autre point à surveiller : le délai de carence sur un même poste. Avant d’affecter un nouveau stagiaire à un poste déjà occupé récemment, respectez un laps de temps égal au tiers de la durée du précédent stage. Cette règle freine la succession de stagiaires sur une même fonction, évitant ainsi toute dérive.
L’accueil s’accompagne aussi du respect du règlement intérieur. Dès l’arrivée, le stagiaire doit en prendre connaissance et s’y conformer, tout comme le reste de l’équipe. Quant au comité social et économique (CSE), il doit être informé de l’accueil de chaque stagiaire dans les entreprises concernées. Ces gestes, loin d’être de simples formalités, renforcent la transparence et le respect du cadre légal.
Convention, encadrement, gratification : les points à ne pas négliger
La convention de stage n’est pas un simple papier administratif : elle formalise l’ensemble des engagements pris par le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement. Signée avant le début du stage, elle détaille objectifs pédagogiques, durée, missions confiées, conditions d’encadrement et modalités d’interruption. Chaque aspect du stage y est consigné, pour protéger toutes les parties.
L’organisation de l’encadrement repose sur un tuteur désigné au sein de l’entreprise et un enseignant référent dans l’établissement d’origine. Jamais plus de trois stagiaires par tuteur : ce suivi personnalisé permet de garantir la dimension pédagogique du stage, tout en accompagnant la progression du stagiaire. De son côté, l’enseignant référent veille à la cohérence entre les missions réalisées et le parcours de formation suivi.
La gratification devient obligatoire dès lors que le stage dépasse deux mois, consécutifs ou non (309 heures). En 2024, le montant minimal s’établit à 4,35 € par heure, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale. Cette somme, versée au stagiaire, fait l’objet d’une déclaration à l’URSSAF, mais reste exonérée de cotisations sociales dans la limite légale. Les stages de plus de deux mois ouvrent également droit à des congés et à des autorisations d’absence, à prévoir dans la convention.
Quand le stage touche à sa fin, l’entreprise remet une attestation mentionnant la durée et le montant global de la gratification. Cette attestation, requise par le code de l’éducation, consacre officiellement l’expérience acquise par le stagiaire et signe la fin de la période d’immersion professionnelle.
Bonnes pratiques pour un accueil réussi et conforme aux règles
L’arrivée d’un stagiaire ne se limite pas à la signature d’une convention. Un accueil soigné fait toute la différence : présentation de l’équipe, découverte des locaux, remise du règlement intérieur. Le tuteur s’impose comme le repère du stagiaire : il détaille les missions, supervise la progression, veille à la cohérence entre le stage et la formation suivie. Des points d’étape réguliers permettent d’instaurer un dialogue constructif et de suivre l’évolution du stagiaire.
Le stagiaire accède à plusieurs avantages, à l’égal des salariés : il peut bénéficier des offres du comité d’entreprise et obtenir le remboursement partiel des frais de transport public. Cette égalité d’accès favorise l’intégration et la motivation tout au long de la période en entreprise.
Veillez à ce que le stage ne soit jamais utilisé pour pourvoir durablement un poste, gérer un surcroît d’activité ou remplacer un salarié absent. Ce principe protège le stagiaire, et évite à l’entreprise des sanctions administratives qui peuvent grimper jusqu’à 2 000 € par stagiaire, montant doublé en cas de récidive.
En clôture de stage, le stagiaire remet un bilan d’expérience à son établissement d’origine. L’entreprise, elle, délivre une attestation qui retrace le parcours effectué. Si une embauche s’ensuit, le temps de stage compte pour la période d’essai et l’ancienneté, conformément au code du travail. Une passerelle solide, qui valorise l’engagement de chacun et fluidifie le passage du monde étudiant à la vie professionnelle.
Accueillir un stagiaire, c’est bien plus que respecter un protocole. C’est bâtir, au fil des semaines, une expérience qui compte, trace sa marque et s’inscrit dans la durée.
