Le suivi du recrutement tient dans un seul tableau : chaque ligne correspond à un candidat, chaque colonne à une information ou à une étape (poste visé, source, date de candidature, statut, entretiens, décision). Quelques indicateurs calculés à partir de ces dates, comme le délai d’embauche ou le taux de passage entre deux étapes, suffisent ensuite à piloter les embauches.
Suivi recrutement : pourquoi un tableau unique pour tous les candidats
Un outil de suivi du recrutement évite d’abord les candidats oubliés sans réponse et les doublons quand une même personne postule à deux offres. Il conserve aussi l’historique quand un recruteur quitte l’entreprise.
Le second intérêt est la vue partagée : les RH et les managers consultent le même fichier, au lieu d’échanger des CV par messagerie. Chacun voit où en est un dossier sans poser la question.
Les colonnes de base du tableau de suivi des candidats
Pour un tableau de suivi des candidats, une seule ligne par personne suffit. Les colonnes utiles sont l’identité, les coordonnées, le poste visé, la date de réception, le responsable du dossier et un champ de commentaires.
La colonne « source » mérite un soin particulier : job board, cooptation, candidature spontanée ou école. Elle permet de savoir quel canal fournit les profils retenus, par exemple lorsque les candidats cherchent leur poste sur la recherche d’emploi via les sites de recrutement.
Pour plusieurs postes ouverts, deux options : une feuille par poste ou un filtre sur une colonne « poste ». Dans les deux cas, un candidat ne figure qu’une fois par poste.
Statuts et étapes à tracer de l’annonce à l’embauche
Une liste fermée de statuts garde le tableau lisible et filtrable. Elle suit le parcours du candidat, depuis la réception du dossier jusqu’à la décision finale :
- reçu, présélectionné, entretien RH, entretien avec le manager, test éventuel ;
- offre envoyée, accepté, refusé par l’entreprise, désisté.
Chaque étape reçoit sa propre colonne de date : sans elle, aucun délai ne se calcule. Ajoutez une colonne pour les relances et une autre pour la réponse envoyée aux candidats non retenus, en vous appuyant sur les grandes étapes d’un processus de recrutement.
Construire le fichier de suivi sur Excel pas à pas
Pour un suivi du recrutement sur Excel gratuit, commencez par mettre la plage sous forme de tableau et par figer la ligne d’en-tête. Les filtres s’activent alors seuls et les formules s’étendent aux nouvelles lignes.
Dans la colonne de statut, la validation des données crée la liste déroulante : plus de fautes de frappe, donc des comptages fiables. La mise en forme conditionnelle colore ensuite les dossiers sans action depuis un nombre de jours que vous fixez.
Pour compter les candidats par statut, la fonction NB.SI suffit ; NB.SI.ENS ajoute un second critère, comme le poste. Les délais se calculent par simple différence entre deux colonnes de date. Si plusieurs personnes saisissent, hébergez le fichier en version partagée en ligne plutôt que d’échanger des copies.
Indicateurs du tableau de bord de recrutement
Le tableau de bord de suivi du recrutement se bâtit sur les colonnes de date déjà saisies. Le délai de recrutement va de l’ouverture du poste à l’acceptation de l’offre ; le délai d’embauche part de la candidature.
Complétez-les avec le nombre de candidatures par poste, la part de chaque source, le taux de passage d’une étape à la suivante et le taux d’acceptation des offres. Le coût par recrutement s’ajoute si vous renseignez les frais d’annonce ou de cabinet.
Ces mesures prennent sens quand elles suivent les étapes clés à mesurer dans un recrutement : une étape où les candidats s’accumulent désigne le point à corriger.
RGPD et fichier de candidats : ce que le tableau doit respecter
Ne saisissez que les données utiles au recrutement. Les critères discriminatoires n’ont pas leur place dans la colonne de commentaires, et le candidat doit être informé de la conservation de ses données.
Selon le référentiel de la CNIL, un CV sans accord du candidat ne reste pas en base active au-delà de 2 ans après le dernier contact. Un archivage à accès restreint reste possible à titre probatoire. Ajoutez donc une colonne « date de suppression prévue », limitez l’accès au fichier et supprimez ou anonymisez les lignes échues.
Quand passer du tableur à un logiciel de suivi des candidats
Le tableur atteint sa limite lorsque plusieurs postes sont ouverts en même temps, que les recruteurs se multiplient ou que les candidatures arrivent en nombre. Publier les offres et recevoir les CV au même endroit devient alors un besoin.
Un logiciel de suivi des candidats centralise les dossiers, automatise les réponses et garde l’historique, au prix d’une mise en place et d’un paramétrage. Quand le volume dépasse l’équipe, le recours à un cabinet de recrutement spécialisé est une autre option.
Tant qu’un seul tableau se tient à jour en dix minutes par semaine, il reste le bon outil. Le jour où la mise à jour prend plus de temps que les entretiens, le choix d’un logiciel est tranché.
